4 november 2020
Jij hebt wel een vlotte babbel en jij bent zeker niet bang om te praten. Wat zou dan de perfecte baan voor jou zijn? Juist, een als klantenservice medewerker! Maar als je een beginnende beller bent, kan het zijn dat je niet goed weet hoe je moet beginnen. Daarom geven wij jou 7 tips om de beste klantenservice medewerker van Nederland te worden.
Ga snel naar:
- Tip 1: Jij bent het visitekaartje
- Tip 2: Maak een goede eerste indruk
- Tip 3: Wacht niet te lang
- Tip 4: Bereid je goed voor
- Tip 5: Let op hoe je over komt
- Tip 6: Dubbelcheck
- Tip 7: Zijn er nog vragen?
1 Jij bent het visitekaartje van het bedrijf.
Jij bent de eerste persoon die de klant spreekt en je weet: de eerste indruk is altijd de belangrijkste. Wees dus altijd vriendelijk en zorg ervoor dat de klant zich welkom voelt. Wees altijd aardig en positief! Hoe onaardig de klant ook tegen jou doet, jij blijft de rust zelf, je blijft vriendelijk en je wilt de klant zo goed mogelijk helpen.
2 Een eerste indruk kun je niet voor de tweede keer maken!
Zoals hierboven al geschreven staat: jij bent het visitekaartje van het bedrijf! Neem de telefoon kalm en rustig op. Begin met goedemorgen, goedemiddag of goedenavond, benoem de naam van het bedrijf die je vertegenwoordigt en vertel dan je eigen naam. Zo heeft de klant een goede indruk van het bedrijf en is de positieve toon gezet voor de rest van het gesprek.
3 Wachten? Nee niet doen!
Soms kan het voorkomen dat het erg druk is en dat het niet mogelijk is om zo snel mogelijk de telefoon op te nemen. Zorg er dan ook voor dat je niet té snel opneemt maar ook niet té laat. Als je te snel opneemt, kan dat voor een schrikeffect zorgen bij de klant. Neem je te langzaam op, dan kan de klant geërgerd worden. Neem je de telefoon wat later aan, bied dan gelijk je excuses aan. Ook kan het voorkomen dat de klant in de wacht gezet moet worden. Vraag de klant of hij/zij een momentje heeft en laat de klant weten dat hij/zij in de wacht gezet wordt. Probeer zo snel mogelijk de klant weer uit de wacht te halen bedank de klant voor het wachten.
4 Een goed begin is het halve werk, bereid je daarom goed voor!
Het is altijd om een pen en papier bij je te hebben, zo kun je namen, telefoonnummers en overige informatie opschrijven. Ook is het handig om al een antwoord te hebben op vragen die veel gesteld worden.
5 Hoe kom je over?
Een goede indruk maken lijkt misschien makkelijk, maar weet je het ook van jezelf wanneer je niet zo aardig overkomt? Soms kan je wat grof uit de hoek komen en is je toon misschien wat bozer. Let daarom op je spreektoon. Wees enthousiast maar niet te enthousiast, dat kan ook irritant overkomen. Wees dus niet te overdreven blij en let op de tonatie in je stem.
6 Check, check dubbelcheck!
Als je een boodschap of de naam van de beller moet doorgeven. Let dan goed op hoe je de naam spelt en check het altijd even na. Vraag het na aan de klant, zo weet je het altijd zeker. Na vragen is niet erg! Wat wel erg is, is dat je het niet navraagt en een verkeerde naam doorgeeft, waardoor de klant nooit een terugkoppeling zal krijgen.
7 Het gesprek zit erop en de klant is tevreden. Goed gedaan!
Vraag aan de klant of nog andere vragen zijn. Vertel de beller, indien nodig, wat voor actie jij gaat ondernemen naar aanleiding van het gesprek. Bedank de beller en wens hem/haar nog een fijne dag toe.
Zo, nu heb jij de vlotste babbel die er maar bestaat en kun je met een lach aan de slag. Succes!